別紙様式（第３３条関係）
国立大学法人徳島大学 個人情報ファイル整理票
 個人情報ファイルの名称		
 ファイルを管理する部局等の組
織の名称(部局名･課名･室名等)		
 ファイルを利用する事務を所掌
する組織（課室等）の名称		
 ファイルの利用目的		
 ファイルに記録されている項目		
 記録する個人の範囲		
 記録されている個人情報の収集
方法		
 要配慮個人情報
 （該当するものに✓印）		
			 含む		 含まない	
		
 記録情報の経常的提出先		
 開示請求等を受理する組織の名
称及び所在地	（名　称）国立大学法人徳島大学　情報公開室
（所在地）徳島市新蔵町２丁目２４番地	
 他の法律又はこれに基づく命令
の規定による訂正、利用停止等
の特別の手続き等		
 個人情報ファイルの種別
 （該当するものに✓印）		
	
			 法第６０条第２項第１号		
	        （電算処理ファイル）			法第６０条第２項第２号	
	 施行令第２１条第７項に該当するファイル	     （マニュアルファイル）

			 有		 無		
			
 行政機関等匿名加工情報の提案
 募集の対象
 （該当するものに✓印）		
			 該当		 非該当	
		
 行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地	（名　称）国立大学法人徳島大学 情報公開室
（所在地）徳島市新蔵町２丁目２４番地	
 行政機関等匿名加工情報の概要		
 作成された行政機関等匿名加工
情報に関する提案を受ける組織
の名称及び所在地	（名　称）国立大学法人徳島大学　情報公開室
（所在地）徳島市新蔵町２丁目２４番地	
 作成された行政機関等匿名加工
情報に関する提案をすることが
できる期間		
 備　　　考		

個人情報ファイル整理票記入要領

1)　個人情報ファイル整理票の記入にあたっては、次の言葉の意味はそれぞれに掲げるところによるものとする。(別紙個人情報ファイル整理票記入例を参照すること。)
　個人情報＝生存する個人に関連する情報全般を意味する。通例は特定の個人を識別可能とする情報(氏名、生年月日等)と当該個人の属性情報(健康状態、成績等)から成る「一まとまり」の情報の集合物である。
　保有個人情報	＝組織的利用のために本学が保有する個人情報。法人文書(役職員が職務上作成し、又は取得した文書や電磁的記録であって、役職員が業務上組織的に用いるものとして本学が保有するもの。)に記録されているものに限る。したがって、組織の業務上必要な情報として利用又は保存される前の、役職員個人の段階のものは含まれない。	
　要配慮個人情報	＝保有個人情報に記録される本人に係る人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する記述が含まれる個人情報をいう。	
　個人情報ファイル	＝保有個人情報を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために、特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索できるよう体系的に構成されているもの(電算処理ファイル)又は特定の保有個人情報を氏名、生年月日、番号、その他の記述を用いる等で、手作業により容易に検索できるように体系的に構成、整理されているもの(マニュアルファイル)。	
	例：法人文書である入学願書等から、そこに記載された個人情報(保有個人情報)を取り出して、氏名、連絡先、合否結果等の情報等を検索できるように構成したファイル等。(法人文書そのものが電算処理されたものである場合もある。)	
＊つまり、個人情報ファイル整理票を作成するのは、保有個人情報を直ちに検索することができるように、整理して納めてあるファイルや帳簿についてということになるが、一定の事務の目的を達成するために直ちに個人情報が検索できることが要件なので、単に処理済みの申請書等を月別に綴ってあるような場合は該当しない。
　：例として：
　　　電算処理ファイル	：健康診断ファイル、就職状況ファイル等(氏名、番号、キーワード等により、電子計算機を用いて個人情報の検索ができるよう体系的に構成してある。)	
　　　マニュアルファイル	：学位記台帳、学籍簿、受講者リスト、診療録等(年度や50音順で個人情報を配列整理してあり、本人の修了年や氏名の検索を通して生年月日、連絡先、論文概要、成績、受講の動機等の個人情報が検索できるよう体系的に構成してある。)	

2)　個人情報ファイル簿に掲載することを要しない個人情報ファイルについて
　　次に掲げる個人情報ファイルについては、国立大学法人徳島大学個人情報ファイル簿には掲載を要しないので、個人情報ファイル整理票を総括保護管理者に提出する必要はない。
　ア　役職員又はこれらの職にあった者に係る個人情報ファイルであって、専ら人事、給与若しくは福利厚生に関する事項を記録したファイル。(職員の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。)
　イ　専ら試験的な電子計算機処理の用に供するために作成した個人情報ファイルであって、本来の事務に使用されないもの。
　ウ　既に個人情報ファイル簿に掲載されている個人情報ファイル(元のファイル)に含まれる記録情報の全部又は一部の写しを作成して、作業用として使用する場合、事故等に備えて予備的に作成し保有する場合(バックアップ)等のように、その利用目的、記録項目及び記録範囲が元のファイルの範囲を超えないもの。
　エ　行政機関等匿名加工情報ファイルに該当する個人情報ファイル
　オ　記録情報に削除情報が含まれる個人情報ファイル
　カ　一年以内に消去することとなる情報のみを記録する個人情報ファイル(消去には、匿名化により本人が識別できない状態にすることを含む。)
　キ　物品や金銭の送付(口座振り込み等を含む。)、業務上必要な連絡、を行うために利用する情報(氏名・住所・電話番号・送付部数等)だけを記録した個人情報ファイル。ただし、記録した情報が他の目的にも利用される場合は掲載対象である。
　ク　役職員が、学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し、又は取得する個人情報ファイルであって、記録情報を専ら当該学術研究の目的のために利用するもの。
　ケ　一つのシステムとして検索可能な特定の個人の数が1,000人に満たない個人情報ファイル(複数のファイルに分散してある場合でも、合計して1,000人以上であれば掲載対象である。)

3)　個人情報ファイル簿に掲載することによって、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがある個人情報ファイルについては、整理票中の「ファイルに記録されている項目」の一部や「記録されている個人情報の収集方法」「記録情報の経常的提出先」に掲げる事項を記載しないこと又は個人情報ファイル簿に掲載しないことができるので、総括保護管理者に協議すること。

4)　注2に該当する個人情報ファイル整理票については提出の必要はないが、整理票に記載する事項は、個人情報の保護に関する法律に定められた個人情報の保有の制限や利用及び提供の制限の範囲等を判断する基準となるものである。
　　個人情報の保有は本学の業務を遂行するために必要な場合に限られ、かつ、その利用の目的をできる限り特定しなければならないとされているので、当該ファイルの情報をどのような業務に利用するのかを明確にしておく上からも、一定の事務の目的を達成するために個人情報ファイルとして組織的に利用する際には、保護管理者は個人情報ファイル整理票を作成し管理すること。

別紙
　個人情報ファイル整理票記入例
法＝個人情報の保護に関する法律　
施行令＝個人情報の保護に関する法律施行令
　　　国立大学法人徳島大学個人情報ファイル整理票
個人情報ファイルの名称	就職状況ファイル	ファイルを利用する事務が具体的に明らかになるような名称で記載する。	
ファイルを管理する部局等の組織の名称(部局名･課名･室名等)	学務部学生支援課		
ファイルを利用する事務を所掌する組織(課室等)の名称	学務部学生支援課
（高等教育センターキャリア支援部門）	「ファイルの利用目的」欄に記載した利用目的の達成に必要な範囲で、ファイルを利用する内部組織を記載する。	
ファイルの利用目的	＊学生の就職状況を把握し、就職先企業等の開拓、連携等就職支援事務のために利用する。
＊学生の就職状況を把握し、学生の職業観・就労意識等を検討してインターンシップ教育の為の教材を作成する。	当該ファイルがどのような事務に利用されるのか国民が具体的に認識できるよう、利用目的をできる限り特定して、分かりやすい表現で記載する。	
ファイルに記録されている項目	1 氏名　2 生年月日　3 性別　4 所属学科･コース　5 出身地　6 指導教員　7 連絡先　8 進路　9 勤務地　10 業種　11 職種　12 就職企業名	記録する情報の項目をできる限り具体的に記載する。(ファイルの利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有する事はできないので注意する。)	
記録する個人の範囲	徳島大学を卒業した者	本人が自己に関する情報が記録されているかどうか判断できるような表現で記載する。	
記録されている個人情報の収集方法	1　本人からの内定連絡表
2　卒業生への就職状況調査	記録情報の収集源の種類、収集方法について、該当するものをすべて記載する。	
要配慮個人情報
（該当するものにP印）	□含む　　□含まない	記録情報に人種、信条、社会的身分、病歴、犯歴、犯罪被害の事実その他不当な差別、偏見その他の不利益が生じるおそれがあるものを含む場合は、「含む」にチェックする。	
記録情報の経常的提出先	文部科学省高等教育局就職支援課	外部の一定の相手方に継続的に提供する場合(経常的提出)のほか、依頼があれば必ず提供することとしている場合も記載する。	
開示請求等を受理する組織の名称及び所在地	(名称)国立大学法人徳島大学情報公開室
(所在地)徳島市新蔵町2丁目24番地	　	
他の法律又はこれに基づく命令の規定による訂正、利用停止等の特別の手続き等	ファイルに記録されている項目中5及び6の内容については、○○援護法施行規則(平成○○年○○省令第○号)の規定により、訂正及び利用停止を請求できる。	「ファイルに記録されている項目」で、「個人情報の保護に関する法律」以外の法令の規定に、当該内容の訂正、利用停止についての特別の手続きが定められている場合は、当該定めにより訂正、利用停止を請求することになるので、その旨を記載する。	
個人情報ファイルの種別(該当するものにP印)	□法第60条第2項第1号
(電算処理ファイル)	□法第60条第2項第2号
(マニュアルファイル)	電子計算機処理により検索可能なかたちで保存管理している情報の集合物か、又は、それ以外の紙媒体等で検索が容易なかたちで記載管理している情報の集合物(学位記台帳、学籍簿等)かを記載する。「マニュアル＝手作業」　	
	施行令第21条第7項に該当するファイル
□　有　　□　無			
行政機関等匿名加工情報の提案募集の対象	□　　該当　　　　□　　非該当	法第60条第3項各号のいずれにも該当し、行政機関等匿名加工情報の提案募集の対象となる個人情報ファイルである場合は、「該当」にチェックする。	
行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地	(名称)国立大学法人徳島大学　情報公開室
(所在地)徳島市新蔵町2丁目24番地		
行政機関等匿名加工情報の概要	本人の数：2000人、情報の項目：氏名、生年月日（生年月に置換え）、性別（男女の別）、所属学科（所属学部に置換え）、出身地（都道府県単位に置換え）、勤務地（都道府県単位に置換え）	提案に係る行政機関等匿名加工情報を作成した場合には、行政機関等匿名加工情報の本人の数及び行政機関等匿名加工情報に含まれる情報の項目（記録項目及び情報の粒度（住所であれば都道府県単位等））を記載する。
	
作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地	(名称)国立大学法人徳島大学　情報公開室
(所在地)徳島市新蔵町2丁目24番地		
作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができる期間	通年		
備考